Gütersloh. Mit schnellen Schritten schiebt Digitalisierungsbeauftragte Izabella Stein von der Firma ‘Scanfabrik GmbH‘ den Rollwagen durch die engen Regalreihen des Aktenraums im Kreishaus Wiedenbrück. Meterhoch stapeln sich dort Ordner und Papierakten. Wenige Minuten später landen die Unterlagen in der sogenannten Scanstraße – dort beginnt ihr Weg in die digitale Verwaltung.
Der Kreis Gütersloh baut derzeit die digitale Aktenführung in der Abteilung Tiefbau weiter aus. Dafür werden nach und nach die bestehenden Papierakten digitalisiert. Aktuell werden rund 18.000 Akten aus dem Bereich Wassergefährdende Stoffe der Unteren Wasserbehörde eingescannt. Die Besonderheit: Die Unterlagen bleiben während des gesamten Prozesses im Haus. „Dadurch können wir jederzeit auf die Dokumente zugreifen – auch wenn sie noch nicht eingescannt sind. Das ist echt smart und ermöglicht uns einen reibungslosen Übergang von analog auf digital“, betont Sachgebietsleiter Philip Dreier.
Möglich wird das durch eine neue Inhouse-Scanstraße. Bislang mussten die Unterlagen für die Digitalisierung verpackt und außer Haus transportiert werden. Während der Bearbeitungszeit waren die Akten nur eingeschränkt verfügbar. Jetzt entfallen Transport- und Verpackungszeiten, gleichzeitig bleiben die Dokumente jederzeit einsehbar.
Hinter der Einführung der Scanstraße steht Timo Kruse. Als Projektleiter für Digitalisierung und Prozessmanagement des Dezernats 4 kennt er die bisherigen Abläufe genau: „Durch die Scanstraße ist der Aufwand reduziert, wir können zwischenpriorisieren und bleiben weiterhin arbeitsfähig.“ Die Abteilung Tiefbau ist bereits auf die Software D3One umgestiegen. Ihr Ziel: Ein möglichst papierloses Büro und ein schnellerer, flexibler Zugriff auf Unterlagen.
Bevor die Akten digital verfügbar sind, ist allerdings noch Handarbeit gefragt. Büroklammern und Heftungen werden entfernt, empfindliche Unterlagen besonders geschützt und großformatige Dokumente wie Lagepläne separat eingescannt. Anschließend folgt die Qualitätskontrolle, bevor die Unterlagen in das Dokumentenmanagementsystem des Kreises übertragen werden.
Danach können Mitarbeitende im Büro, im Homeoffice oder bei Außenterminen mobil auf die Akten zugreifen. Die Papierunterlagen werden zunächst noch eingelagert und später datenschutzkonform vernichtet. Mit der Digitalisierung der Akten verfolgt der Kreis Gütersloh das Ziel, Verwaltungsprozesse effizienter, flexibler und papierärmer zu gestalten.
Quelle: Kreis Gütersloh - hier Original öffnen (www.kreis-guetersloh.de)
Bildnachweis/Bildinformationen: Im Scanraum (v.l.): Philip Dreier (Sachgebietsleiter Untere Wasserbehörde), Eike-Michél Marschler (Sachbearbeiter, Abteilung Tiefbau), Timo Kruse (Projektleiter für Digitalisierung und Prozessmanagement Dezernat 4), Izabella Stein (Scanfabrik), Michael Grasberger (Betriebsleiter Scanfabrik) und Erich Schemmann (CEO Scanfabrik).
